La Notice d’information d’un régime collectif
La notice d’information est un document contractuel reprenant les conditions du contrat d’assurance.
En matière d’assurances collectives, le législateur (article L140-4 du code des Assurances) fait reposer l’obligation d’information des assurés conjointement sur l’assureur et sur l’entreprise :
- L’assureur doit rédiger la notice d’information et l’adresser au chef d’entreprise,
- L’entreprise doit remettre une notice d’information à chaque salarié lors de la mise en place et ensuite à chaque nouvel embauché.
La preuve de la remise de la notice à l’adhérent (le salarié) et de l’information relative aux modifications contractuelles incombe au souscripteur (l’entreprise).
Les règles à respecter :
- La notice doit être claire et compréhensible par le salarié. Si ce n’est pas le cas, l’employeur ne doit surtout pas en modifier les termes, mais se rapprocher de l’assureur.
- En cas d’évolution des garanties, la notice doit en tenir compte.
- L’organisme assureur engage sa responsabilité en cas d’erreur.
- L’employeur doit démontrer la remise du document auprès de chaque salarié. Pour cela, il est fortement conseillé, soit de l’adresser en recommandé, soit de la remettre en « main propre » contre signature (liste d’émargement), et de conserver les documents servant de preuve de la remise.
- Dans le cas où le régime propose des options permettant à chaque salarié de compléter la garantie collective, il est recommandé de compléter l’information contractuelle par une notice spécifique.